Annullere ordre

Vejledning til administration af ordrestatus: Annullering, arkivering og sletning

Denne oversigt gennemgår de nødvendige procedurer for effektivt at administrere dine ordrer. Du har mulighed for at annullere, arkivere eller slette ordrer alt efter deres aktuelle status. At annullere en ordre betyder, at du afbryder en proces, der er i gang. Arkivering anvendes, når en ordre er færdigbehandlet, og du ønsker at fjerne den fra din aktive liste. Sletning fjerner ordren permanent fra dit Shopify-kontrolpanel.

Procedurer for annullering af ordrer

Når du vælger at annullere en ordre, standser du selve ordrebehandlingen. Dette er relevant i situationer, hvor kunden fortryder sit køb, eller hvis en bestemt vare ikke længere er på lager. Alt efter ordrens status på annulleringstidspunktet, kan det være nødvendigt at foretage opfølgende handlinger.

Oversigt over handlinger baseret på ordrestatus

Ordrens aktuelle status	Nødvendige handlinger og konsekvenser
Betaling modtaget, men ingen varer klargjort	Ved annullering har du to refusionsmuligheder. En fuld refusion er standardvalget og sker automatisk. Alternativt kan du vælge "Senere refusion", hvis du ønsker at foretage en delvis tilbagebetaling efterfølgende eller vil undersøge ordren nærmere først. Det er vigtigt at følge op på uafsluttede refusioner for at undgå indsigelser (chargebacks).
Varer klargjort, men betaling ikke registreret	Annullering forhindrer, at du efterfølgende kan trække betalingen. Du bør i stedet benytte returneringsprocessen for at få varerne tilbageført til dit lager.
Hverken betalt eller klargjort	Her bør du manuelt arkivere ordren, såfremt systemet ikke gør det af sig selv.

Vigtige økonomiske og systemmæssige detaljer

Bemærk venligst, at transaktionsgebyrer for kreditkort ikke bliver refunderet af udbyderen, når du foretager en tilbagebetaling. Når en annullering er gennemført, vil alle informationer om genopfyldning af lager og refusioner blive logget i ordrens tidslinje for fuld sporbarhed.

Ved annullering ændres ordrens betalingsstatus automatisk i systemet:

• Hvis betalingen aldrig blev registreret, skifter status til Annulleret.
• Hvis det fulde beløb sendes retur, skifter status til Refunderet.
• Hvis der senere foretages en delvis tilbagebetaling, opdateres status til Delvist refunderet.

Vær opmærksom på, at ordrer med statussen "Afventer betaling" i visse tilfælde ikke kan annulleres med det samme. Du kan læse mere om reglerne for ordrer med afventende betalinger i hjælpesektionen.

Sådan gennemfører du en annullering trin for trin

1. Gå til sektionen Ordrer i din Shopify-administration.
2. Vælg den specifikke ordre ved at trykke på ordrenummeret.
3. Tag stilling til refusionen: Behold standardindstillingen for at refundere det fulde beløb straks, eller vælg "Refunder senere" for mere komplekse sager.
4. Hvis de annullerede varer ikke skal føres tilbage til dit lager, skal du fjerne markeringen i feltet Genopfyld varer.
5. Vælg årsagen til annulleringen i rullemenuen.
6. Beslut om kunden skal have direkte besked ved at markere eller fjerne markeringen i Send meddelelse til kunden.
7. Bekræft handlingen ved at klikke på Annuller ordre.

Manuel og automatisk arkivering af ordrer

For at opretholde en ryddelig oversigt over dine aktive opgaver, bør afsluttede ordrer arkiveres. De fleste ordrer arkiveres automatisk af systemet, men du kan også udføre handlingen manuelt, hvis du har deaktiveret den automatiske funktion i dine indstillinger.

Kriterier for automatisk arkivering

Som standard vil systemet selv arkivere ordrer, der opfylder følgende betingelser:

• Ordrer der er fuldt betalt og færdigbehandlet.
• Ordrer hvor det fulde beløb er refunderet til kunden.
• Ordrer der er delvist refunderet og klargjort, forudsat at der ikke resterer en udestående saldo.

Hvis du oplever, at dine ordrer ikke arkiveres automatisk, kan du aktivere funktionen under indstillingerne for Betaling i sektionen Ordrebehandling i din Shopify-administrator. Alle arkiverede ordrer vil herefter være tilgængelige under visningen Lukket.